Fazendo acontecer: Como Organizar Eventos Literários

abril 17, 2017 / Francisco Soares Chagas Neto /

Veja algumas dicas que podem colaborar para que o seu evento seja mais proveitoso, tenha mais sucesso, apoio e repercussão


Thriller In The Book - Realizado em Outubro de 2016


Nas últimas semanas saíram o resultado de parcerias de algumas editoras, algumas pessoas ficaram tristes, o que é natural. Pensando nisso, achamos que seria interessante fazer alguns posts que colaborassem na profissionalização dos blogs. Afinal de contas, se queremos ser valorizados, temos que atuar de forma mais profissional. Com certeza, isso ajudará, para contatos futuros com as editoras, ou até mesmo, para quem quiser se aventurar pela comercialização de algumas de suas atividades.

Iniciaremos com uma das coisas que mais gosto de fazer, e que talvez tenha mais propriedade, pela minha formação profissional e acadêmica: Organização de Eventos Literários.

Primeiramente é preciso ter em mente, de acordo com o pesquisador Francisco Paulo de Melo Neto, que escreveu o livro Marketing de Eventos, é que o evento é um fato, que possui, data, hora, local, o que transforma ele em algo a ser planejado. Já, que as pessoas precisam saber que ele irá acontecer, estarem dispostas a tirar um tempo de suas vida para participar e seus parceiros devem acreditar que as pessoas vão se deslocar até o evento e que vale a pena estar ao seu lado para a organização.

Outra questão é que o seu evento deve ser um acontecimento que gera sensações, ou seja, as pessoas devem estar satisfeitas durante o período de ocorrência das atividades do seu evento, de certa forma se deslocar de suas residências até o local devem ter valido a pena.

E por último, o seu evento deve gerar noticia, mas não do ponto de vista jornalistico (não que isso não esteja presente, é ótimo alias), mas deve ter dado certo a ponto, de levar as pessoas a comentarem, postarem noticias e informações, agregando valor àquilo que você organizou.

Aí vocês se perguntam, mas como fazer esses três pontos ressaltados darem certo: Planejando as atividades, e aí vão algumas dicas para isso:

Encontro de Fãs da Rosa e a Adaga


PLANEJAMENTO: A CHAVE DO SUCESSO DO SEU EVENTO

Nesse momento você deve pensar em tudo, mas tudo mesmo, Pois, quando você planeja as atividades de seus eventos, é difícil elas darem errado, e mesmo que algum problema ocorra, você pode utilizar um plano B, C, e por aí vai. Com certeza, quanto menos você falha, menor será a repercussão negativa de suas atividades. E para isso:

- Determine Data, Hora, Local e Público- Alvo: É importante observar esses três pontos, até porque eles vão guiar boa parte de suas ações. Por exemplo, marcar um evento sobre literatura fantástica no mesmo dia, de uma sessão de autógrafos do Eduardo Spohr é praticamente levar o seu evento ao fracasso já no planejamento. Outra observação, colocar o seu evento numa quarta-feira às 10h, quando todo mundo está em aula, ou no trabalho. Se o seu evento, não for uma sessão de autógrafos da JK Rowlling, dificilmente terá um público considerável.

Uma data e hora acertada, pode ser uma ótima estratégia também. Por exemplo: A dois anos realizamos o "Thriller in the Book", um evento voltado para a literatura de terror, o qual acontece sempre no final de outubro. Resultado: O evento tem gerado noticia na mídia local, e nacional, além de ser sucesso de público, e parceria. Só em 2016 tivemos o apoio de 8 editoras e três autores, sendo assim, sorteando mais de 40 livros, aos participantes.

- Determine os Objetivos, Justificativas: É essencial que você e quem for lhe apoiar saiba, porque você está realizando esse evento, qual o seu objetivo, por exemplo, um encontro de Fãs do Stephen King, parece ser algo bastante abstrato, tendo em vista que o autor tem várias obras, de vários gêneros, filmes adaptados, enfim, você precisa colocar foco em seu evento. Por exemplo: Propiciar um encontro para discutir o mais recente lançamento, O Bazar de Sonhos Ruins. Pronto, ficou bem mais fechado, e assim, você pode pensar em estrategias visando esse objetivo, não é verdade?

Outro ponto importante, é determinar suas motivações para a realização desse evento, colocar por exemplo que esse tipo de encontro não acontece, ou nunca aconteceu em sua cidade, pontuar que você tem condições de apresentar as obras do mestre. Você externando isso, fica bem mais fácil de atrair editoras parceiras para realizar o seu evento.

Darside Retrô 2016


Defina as Estrategias e Metodologia do seu Evento: Metodologia é o ponto crucial do seu evento. Pois ao pensar nela, você vai delinear como irá planejar a divulgação do seu evento, as pessoas que irá convidar para palestrar ou mediar (não queira fazer tudo sozinho, sempre tenha parceiros), como você irá captar parceiros (sendo eles editoras, e/outros), decoração (se necessário), brindes, dinâmicas. Enfim, esse é o coração do seu evento. Se não tiver tudo minimamente planejado, é possível que algumas coisas saiam do esperado, e provável que as pessoas falem mal de seu evento, mesmo que ele tenha sido quase impecável. Então vamos por parte, para você compreender tudo que deve ser feito:

Divulgação: As pessoas devem saber exatamente o que é o seu evento. E para isso existem várias maneiras que você pode usar o seu blog para divulga-lo. Entre elas, hoje em dia é necessário que você crie um evento no facebook. Mas não é só criar e deixar os carapanãs tomarem conta, deixe ele ativo, mostre que você está trabalhando para fazer o seu evento dá certo. Se possível mostre brindes, o que será abordado, responda os convidados. Seja ativo e criativo. Dessa maneira, as pessoas tornam-se mais suscetíveis a participar do evento.

Use o seu blog, para falar sobre o evento, faça resenha de livros que serão abordados, posts especiais e sempre deixe o link da página do facebook ao final dos seus posts. Se estiver começando agora, confesso que o seu trabalho será um pouco maior. Se tiver condições, patrocine o seu evento colocando como delimitação até 40 km de raio (use bem essa ferramenta).

Converse com parceiros, nunca trabalhe sozinho, verifique com blogs locais a possibilidade de uma ajuda no sentido de divulgar o seu evento, da mesma forma que você poderá fazer o mesmo (Não seja inimigo, não veja essas pessoas como seus oponentes, eles poderão ser muito mais que isso, tenha cuidado com sua ambição, nesse aspecto. E claro, tome cuidado, existem pessoas boas e ruins em todos os locais, prefira boas pessoas ao seus lado). Converse com as editoras que lhe ajudarão a realizar o evento, peça para ela uma colaboração para que possam divulgar em suas redes sociais. Assim mais pessoas que não lhe conheçam, saberá que você organizará um evento.

Faça promoções, tire alguns dos brindes que você receber de editoras parceiras, para trazer mais pessoas ao seu evento. Por exemplo, em nosso primeiro evento fizemos uma promoção (estou pensando seriamente em fazer de novo, hehehe), no qual as pessoas que levassem mais amigos já tinha garantido um livro, ou kit especial. Além disso, vez ou outra fazíamos promoções no intuito de sortear brindes na página do evento, atraindo mais pessoas, que seriam convencidas (ou não) a participar do evento.

Dependendo da importância do evento, faça um release e envie aos jornalistas locais, para que eles possam fazer uma nota ou matéria sobre o evento. É o que chamamos de estimulo a mídia espontânea. Sempre dá muito certo.

Banner Thriller in The Book


Captar Parcerias: Para captar parcerias (especialmente editoras), você deve ter em mente (e no papel) tudo o que você pretende fazer. De certa forma, você já deve ter local, data, hora, objetivo, justificativa, como vai fazer e programação (vou falar daqui a pouco disso). Com isso escrito, você pode encaminhar e-mail as editoras que você acha que podem se beneficiar com o seu evento. Isso mesmo, tenha em mente que a editora poderá ganhar com o seu evento, e não falo em volume financeiro (não exatamente), mas em relação a divulgação de algum titulo, ou algum projeto. Enfim, tenha em mente que apesar de você em muitos casos não ter interesse financeiro sobre o seu evento, a editora tem. E por isso, ao escrever a apresentação, mostre que ela tem muito a ganhar. Sem esquecer o seu objetivo também, afinal de contas é sobre eles que você vai se debruçar para fazer o evento. não é verdade?

Por exemplo, o Thriller in The Book (voltando ao nosso case de sucesso, hehehe), nosso principal objetivo dizia respeito a difusão da literatura do terror sobre uma cidade que tinha poucos eventos sobre essa temática. Com isso mandamos e-mail a várias editoras. A primeira delas a responder foi quem? A Editora que mais se alinha com o tema: Darkside Books (que por sinal, depois disso foi uma das editoras que mais esteve ao nosso lado). Depois disso, procuramos outras editoras que tinham em seu catalogo livro relacionados ao tema. Foram mais de 30, sendo que dessas, 9 se tornaram parceiras no primeiro ano e 8 no segundo. No final desse post, mostraremos um modelinho que sempre mandamos as editoras, que vocês podem se inspirar.

Concurso de Fantasias Thriller in The Book


Elabore uma programação: Por mais simples que o seu evento seja, elabora uma programação pontuando tudo que irá acontecer no seu evento. Assim você terá noção de quanto tempo irá durar as atividades, qual ordem e mostrará aos seus parceiros a preocupação que você está tendo de fazer tudo dá certo. Claro, você pode ser criativo nesse momento, convidar autores que se envolvam com a temática, fazer dinâmicas interessantes e condizentes com a sua proposta. Será um momento de você pensar em tudo que você vai fazer.

Ao fazer dinâmicas, tome cuidado, você está envolvendo pessoas, então é necessário transparência e planejamento, para que ninguém se sinta injustiçado. E às vezes um pouquinho de austeridade não faz mal, principalmente quando sentir que algo está saindo sobre o seu controle. Mas no geral, seja relax e se divirta, assim como os seus participantes, eles irão perceber e estarão relaxados como você.

Darklove Day - 2016


Decoração: Você não precisa encher o seu evento de plumas e paetês (se quiser também pode), mas é importante e legal deixar os seus participantes no clima do que você está propondo. Então, observe a temática do seu evento e invista um pouquinho (nem que seja objetos da sua casa mesmo). As vezes só uma mesa, onde estarão os brindes, organizada já é o suficiente. Deixe o evento com a sua cara, tenha certeza que muita gente vai gostar.

NO DIA DO EVENTO, PARA NÃO SE PERDER

O evento chegou e bateu aquele frio na barriga. Não se preocupe, especialmente se você pensou em tudo, dificilmente algo sairá do seu controle. E a primeira coisa que você deve fazer é chegar pele menos uma hora dos inícios das atividades. Afinal de contas, você precisa organizar tudo, receber os seus convidados (compre água, eles sentem sede), receber os participantes, fazer lista de frequência, testar os esquipamentos, decorar o espaço. E enfim, colocar em ação tudo que você planejou. É importante também tirar fotos, para mostrar em suas redes sociais, e relatório ao final.

Se algo der errado, tudo bem, são coisas que sempre acontecem, já trabalhei em um evento da Copa do Mundo, sei que nem tudo sai 100% como planejado. É só ter um pouco de jogo de cintura para mitigar os problemas que poderão acontecer.

Encontro de Fãs Cormoran Strike


DEPOIS DO EVENTO: AINDA NÃO ACABOU, FALTA...

Depois que acaba o evento, você acha que finalmente acabou, mas a questão é que não acabou. É necessário avaliar tudo que aconteceu anteriormente, o que deu certo, o que deu errado e anotar. Assim, você encaminha relatórios (vai ter um modelo embaixo também) as editoras parceiras e a livraria. Agradecendo pela oportunidade que lhe concederam para realizar o evento.

Agradeça ao público, pergunte a eles o que acharam, o que pode melhorar, o que mais gostaram, eles são um importante termômetro de tudo que você fez. Aceite criticas negativas, mesmo que não concorde, como algo em que possa melhorar, para que não ocorra das próximas vezes, afinal de contas, é assim que vamos aprimorando nossas atividades, não é verdade?

Poste fotos nas redes sociais, mostrando tudo que aconteceu, será muito bacana mostrar as outras pessoas que não puderam ir ao evento, ver que tudo deu certo e que da próxima vez será ainda melhor.

Por fim, queria ressaltar que a atividade de organização de eventos é algo que a priori parece simples, mas que precisa do empenho e vontade daqueles que se proporem a fazer isso, afinal de contas, um evento é uma experiência, no qual os participantes terão guardados em sua memória. E no caso de eventos literários contribuem para que aquela atividade de leitura que muitas vezes é solitária, se torne algo mais palpável, mais social (do ponto de vista da sociabilidade). Agora vai depender de cada um, se quer que as pessoas guardem na memória boas ou péssimas experiências de seus eventos.

Thriller in The Book - 2016


MODELO DE APRESENTAÇÃO DE EVENTOS PARA EDITORAS/PARCERIAS

MODELO DE DE RELATÓRIO DE EVENTO

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